مدير مكتب

تبحث منظمة عالمية في مدينة ميسيسوغا بمقاطعة أونتاريو عن مدير مكتب يتمتع بالتنظيم والمبادرة لتولي مسؤولية العمليات اليومية للمكتب والمساهمة في ضمان سير العمل بكفاءة وسلاسة.

تُعد هذه الفرصة مناسبة لمن لديه خبرة في إدارة المكاتب والدعم الإداري والتنفيذي، ويستمتع بالعمل كنقطة اتصال رئيسية بين الموظفين والإدارة والموردين ومقدمي الخدمات.

سيتولى مدير المكتب الإشراف على العمليات اليومية، ودعم الموظفين والمديرين التنفيذيين، والمساعدة في إجراءات انضمام الموظفين الجدد، وتنظيم السفر والفعاليات، والتواصل الداخلي، والتنسيق مع مقدمي خدمات تقنية المعلومات.

المسؤوليات الرئيسية
الإشراف على العمليات اليومية للمكتب، بما يشمل المستلزمات والمعدات والبريد وخدمات التوصيل والمرافق والموردين والميزانيات.
متابعة متطلبات الصحة والسلامة في بيئة العمل.
العمل كنقطة اتصال رئيسية مع إدارة المبنى والملاك والمقاولين ومقدمي الخدمات الخارجيين.
تحديث سياسات وإجراءات المكتب والمحافظة على بيئة عمل منظمة ومجهزة بالكامل.
التنسيق مع مزودي خدمات تقنية المعلومات بشأن الأجهزة والبرامج والشبكات والصيانة والاستبدال.
تجهيز وإلغاء تجهيز محطات عمل الموظفين والحسابات والصلاحيات والبرامج.
معالجة المشكلات التقنية البسيطة وتصعيد المشكلات المعقدة إلى فريق الدعم الفني.
دعم الموارد البشرية في إجراءات التهيئة والانضمام للموظفين الجدد والسجلات والأدلة التنظيمية وترتيبات المقابلات.
تنظيم فعاليات الشركة والاجتماعات الخارجية والاحتفالات وبرامج التكريم وخدمات الضيافة.
تنسيق رحلات العمل المحلية والدولية، بما يشمل الطيران والإقامة والمواصلات والميزانيات.
إعداد وتوزيع الإعلانات والتحديثات والمذكرات والنشرات والعروض التقديمية.
إدارة قنوات التواصل الداخلي، بما في ذلك الإنترانت ولوحات الإعلانات.
دعم المديرين التنفيذيين ورؤساء الأقسام في إدارة المواعيد والاجتماعات ومحاضرها ومتابعة المهام والمصروفات والميزانية المكتبية.

المزايا
راتب سنوي من 55,000 إلى 65,000 دولار كندي.
حزمة مزايا شاملة.
برنامج مساعدة الموظفين.
إجازات مدفوعة.
بيئة عمل بملابس غير رسمية.
فعاليات وأنشطة خاصة بالشركة.
وظيفة دائمة بدوام كامل.

خبرة لا تقل عن 3 سنوات في إدارة المكاتب أو الإدارة أو الدعم التنفيذي أو مجال ذي صلة.
مهارات تنظيمية قوية والقدرة على إدارة عدة أولويات في الوقت نفسه.
مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي.
خبرة في التعامل مع المديرين التنفيذيين والموظفين والموردين ومقدمي الخدمات الخارجيين.
القدرة على التنسيق مع فرق تقنية المعلومات والتعامل مع الاحتياجات التقنية الأساسية.
إجادة استخدام Microsoft Office أو Google Workspace.
معرفة بأنظمة HRIS أو أنظمة التذاكر والدعم الفني تعتبر ميزة إضافية.
القدرة على التعامل بسرية وحكمة مع المعلومات الحساسة.
شخصية مبادرة وموثوقة وقادرة على حل المشكلات وتقديم الدعم.
يفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو خبرة مهنية معادلة.