سكرتير تنفيذي

تعلن شركة جدير للخدمات اللوجستية عن توفر فرصة وظيفية بمسمى سكرتير تنفيذي للرئيس التنفيذي للعمل في مدينة الخبر بالمنطقة الشرقية.

يتولى السكرتير التنفيذي تقديم دعم إداري رفيع المستوى للرئيس التنفيذي، وضمان إدارة جدول أعماله وأولوياته واتصالاته بكفاءة واحترافية. كما يؤدي دورًا محوريًا في دعم القيادة التنفيذية للشركة، والمساعدة في التنسيق الداخلي، ومتابعة المبادرات الاستراتيجية، وتنظيم التواصل مع الإدارات والعملاء وأعضاء مجلس الإدارة والجهات الحكومية وأصحاب المصلحة الخارجيين.

تتطلب الوظيفة مستوى مرتفعًا من السرية والمهنية والتنظيم، إلى جانب فهم جيد لأهداف الشركة وعملياتها وعلاقاتها مع مختلف الأطراف.

المهام الوظيفية:
إدارة جدول أعمال الرئيس التنفيذي اليومي وتنظيم الاجتماعات والمواعيد الداخلية والخارجية بدقة واحترافية.
إعداد ومراجعة وتنسيق الوثائق والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات التنفيذية.
العمل كنقطة اتصال رئيسية بين الرئيس التنفيذي والإدارات الداخلية والعملاء وأعضاء مجلس الإدارة والجهات الحكومية وأصحاب المصلحة.
تنسيق اجتماعات مجلس الإدارة والقيادات التنفيذية، بما يشمل إعداد جداول الأعمال وتدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات والمهام.
إدارة الاتصالات الواردة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والمكالمات والمراسلات، وترتيبها حسب الأولوية.
صياغة الردود والمراسلات الرسمية عند الحاجة.
التعامل مع المعلومات السرية بأعلى درجات النزاهة والخصوصية.
تنظيم ترتيبات السفر المعقدة، بما يشمل التأشيرات والفنادق والرحلات الجوية ووسائل النقل.
إعداد تقارير المصروفات وتسويتها ومراجعتها.
متابعة المهام الاستراتيجية والمشروعات والمواعيد النهائية نيابةً عن الرئيس التنفيذي.
دعم المبادرات المشتركة بين الإدارات وتنفيذ المهام الخاصة التي يوجه بها الرئيس التنفيذي.
ضمان الالتزام بإجراءات الحوكمة المؤسسية وممارسات التقارير التنفيذية في الشركة.
دعم الرئيس التنفيذي في متابعة تنفيذ المبادرات الاستراتيجية في جميع الإدارات.
تسهيل اتخاذ القرارات في الوقت المناسب ودعم خطط النمو والامتثال والتحول المؤسسي.

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو خدمات الدعم التنفيذي أو أحد التخصصات ذات الصلة.
يفضّل الحصول على شهادة إضافية في المساعدة التنفيذية أو إدارة المكاتب.
خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات في دعم القيادات التنفيذية العليا.
يفضّل وجود خبرة سابقة في الخدمات اللوجستية أو سلاسل الإمداد أو الشركات الكبرى.
مهارات استثنائية في التنظيم وإدارة الوقت.
إجادة متقدمة للغة الإنجليزية تحدثًا وكتابةً.
إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خاصة Outlook وWord وExcel وPowerPoint.
دقة عالية والقدرة على إدارة عدة مهام وأولويات متزامنة.
مهارات قوية في التواصل والعلاقات الشخصية وحل المشكلات.
القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات والتعامل بلباقة ودبلوماسية.
مظهر وسلوك مهني والقدرة على التعامل مع كبار المسؤولين وأصحاب المصلحة.