مسؤول إداري

تبحث The Kanoo Group عن مسؤول إداري للانضمام إلى مكتب الإدارة في دبي، وتقديم الدعم الإداري والتنظيمي اليومي بالتعاون مع المساعد التنفيذي الأول.

سيتولى شاغل الوظيفة تنسيق المواعيد والاجتماعات والسفر، وإعداد المستندات والتقارير، ومتابعة المهام والمواعيد النهائية، إلى جانب دعم المتطلبات التنفيذية والتشغيلية وبعض المهام الشخصية عند الحاجة.

تتطلب الوظيفة مستوى عاليًا من التنظيم والاحترافية والسرية والقدرة على التعامل مع عدة مهام في وقت واحد.

المسؤوليات الرئيسية
مساعدة المساعد التنفيذي الأول في تنسيق الأعمال اليومية لمكتب الإدارة.
تقديم الدعم الإداري في الشؤون التنفيذية والتجارية والشخصية حسب التكليف.
تنظيم الاجتماعات والمواعيد وإدارة التقويمات.
ترتيب حجوزات السفر والإقامة والمواصلات والتأشيرات وخطط الرحلات.
إعداد المراسلات والعروض التقديمية والتقارير وجداول أعمال الاجتماعات ومحاضرها.
إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمراسلات عند الحاجة.
التنسيق مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين والموردين ومقدمي الخدمات.
حفظ السجلات والمستندات والملفات السرية بدقة عالية.
متابعة المهام والمواعيد النهائية والأعمال المعلقة.
المساعدة في تنظيم الاجتماعات والفعاليات المؤسسية والمشروعات الخاصة.
معالجة مطالبات المصروفات والفواتير والاستردادات والمستندات الإدارية.
تنفيذ مهام المساعدة الشخصية والمهام الإدارية الأخرى عند التكليف.
دعم المكتب التنفيذي بأي مهام إضافية لضمان كفاءة العمليات اليومية.

يفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
خبرة من 2 إلى 4 سنوات كمساعد تنفيذي أو مساعد إداري أو في وظيفة مشابهة.
يفضل وجود خبرة داخل مجموعة شركات متنوعة أو في دعم الإدارة العليا المحلية.
الخبرة في دعم الإدارة العليا أو المكاتب التنفيذية تعتبر ميزة إضافية.
مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت وتعدد المهام.
مهارات قوية في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية.
إجادة استخدام:
Microsoft Word
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint
Microsoft Outlook
مستوى عالٍ من النزاهة والاحترافية والقدرة على الحفاظ على السرية.
مهارات قوية في التعامل والعمل ضمن فريق.
القدرة على العمل باستقلالية وترتيب الأولويات والتكيف مع تغير متطلبات العمل.
المرونة للعمل خارج ساعات الدوام الاعتيادية عند الحاجة.
رخصة قيادة إماراتية سارية تعتبر ميزة إضافية.