مطلوب مساعدة مدير تنفيذي – الرياض

  • وظائف إدارة - سكرتارية
  • دوام كامل
  • أسبوعين منذ
  • السعودية
  • الراتب ريال سعودي 0-1000 / راتب ثابت
  • طبيعة العمل فتره صباحية و مسائية
  • المؤهلات العلمية حاصل على شهادة جامعية
  • عدد الوظائف الشاغرة 1 شاغر
  • الخبرة المطلوبة للوظيفة سنتان
  • المستوى الوظيفي تنفيذي

الوصف

الوصف الوظيفي

يساعد المساعد التنفيذي المدير التنفيذي داخل الشركة وغالبًا ما يكون موثوقًا به في المهام المعقدة والمعلومات الحساسة.


يضمن المساعد التنفيذي عمومًا حسن سير العمل في المكتب ، حيث يعمل على أساس فردي مع المدير التنفيذي ، ولكن أيضًا على أساس أوسع مع العملاء الداخليين والخارجيين.


معرفة سياسات وإجراءات الشركة والإدارة. يشمل المسؤولية عن


إدارة المكتب التنفيذي حسب الاقتضاء.


 


الواجبات / المسؤوليات:


· العمل كنقطة اتصال بين الزملاء التنفيذيين والداخليين أو الخارجيين.


· التعامل مع المراسلات الموجهة للمديرين


· أخذ الإملاء والمحاضر وكتابتها فيما بعد


· إنتاج التقارير والعروض التقديمية


· الحفاظ على نظام الملفات وقواعد البيانات الحالي والبحث عن سبل تحسين الأنظمة الحالية


· الرد على الهواتف وتوجيه المكالمات إلى الشخص الصحيح أو تلقي الرسائل.


· حفظ واسترجاع سجلات ووثائق وتقارير الشركة.


· البحث وإجراء البيانات لإعداد الوثائق للمراجعة والعرض من قبل مجالس الإدارة واللجان والمديرين التنفيذيين.


· تسجيل محاضر الاجتماعات بدقة.


· تحية الزوار وتحديد ما إذا كان ينبغي أن يكونوا قادرين على مقابلة المديرين التنفيذيين.


· استخدام برامج مختلفة ، بما في ذلك معالجة الكلمات وجداول البيانات وقواعد البيانات وبرامج العروض التقديمية.


· قراءة وتحليل المذكرات الواردة وتوزيعها حسب الحاجة.


· عمل ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.


· أداء واجبات المكتب التي تشمل طلب اللوازم وإدارة قاعدة بيانات السجلات.


· فتح وفرز وتوزيع رسائل الفاكس الواردة والبريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى.


· تقديم الدعم الإداري العام.


· توفير وقت المسؤول التنفيذي من خلال قراءة المراسلات والبحث فيها وتوجيهها ؛ صياغة الرسائل والوثائق. جمع المعلومات وتحليلها ؛ وبدء الاتصالات.


· يحافظ على جدول المواعيد التنفيذية عن طريق تخطيط وجدولة الاجتماعات والمؤتمرات والمؤتمرات عن بعد والسفر.


· يحافظ على ثقة العملاء ويحمي العمليات بالحفاظ على سرية المعلومات.


· إدارة الأعمال الإدارية المكتبية المعقدة التي تتطلب استخدام الحكم المستقل والمبادرة.


المهارات

ثلاث سنوات بالإضافة إلى الخبرة ذات الصلة مع إدارة المكاتب المثبتة و


مهارات خدمة العملاء المطلوبة. معرفة عملية قوية بالعمليات المكتبية وسياسة الأعمال


تطوير برامج الكمبيوتر وأدوات الاتصال الإلكترونية ذات الصلة. مثبت


مهارات التعامل مع الآخرين مع خبرة تقديم دعم إداري معقد بشكل رفيع المستوى


البيئة بلباقة ودبلوماسية. خبرة في إدارة الميزانية ومتعددة


المواعيد النهائية المطلوبة. القدرة على العمل عبر فرق ومع مجموعة متنوعة من المشاريع والقطاعات.


يفضل درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من التعليم بالإضافة إلى الخبرة في بيئة مكتبية.

تنبيهات الوظائف

تلقي رسائل البريد الإلكتروني للحصول على أحدث الوظائف مطابقة لمعايير البحث الخاصة بك

المهارات المطلوبة