الوصف الوظيفي لـ سكرتير – Secretary
الوصف الوظيفي لـ سكرتير – Secretary
من هو السكرتير؟
كل منا لديه طريقته الخاصة في العمل، فهناك من يفضِّل القيام بالأعمال الروتينية المكتبية التي تتمثَّل في المهام الإدارية. وهناك من يُحب الحرية والحركة فيعمل في وظيفة تتطلَّب الأعمال الميدانية في الخارج. عودةً إلى محبي الأعمال المكتبية، فكل مكتب صغير أو كبير الحجم بحاجة إلى من يُديره ويُنظِّم أموره الإدارية والمكتبية. لهذا، من الصعب أن نرى شركة مستغنية عن السكرتير أو السكرتيرة بها. فدعونا نتعرَّف على هذه الوظيفة اليوم!
عمرو سليم: “تكون تامنظمة الإدارية سليمة عندما يعلم كل سخص فيها ما له وما عليه، وما هو المطلوب منه، وما هو السلم الإداري”
في البداية، يُطلق على السكرتير أو السكرتيرة باللغة الإنجليزية Secretary، وهو الشخص الذي تكمن مهامه الرئيسية في التحقق من أنَّ جميع أمور العمل تجري كما يجب، كما تقع تأدية المهام الإدارية والمكتبية التنظيمية على عاتقه بالإضافة إلى تنظيم جداول المكتب. ومن الجدير بالذكر انَّ طبيعة عمل السكرتير واسعة تؤهله إلى العمل في شتى المجالات التي تضُم الأعمال والريادة والقانون والطب والتعليم والمزيد من المجالات.
يختص السكرتير في تنظيم بيانات، ومعلومات، وأنظمة الشركة. قد لا تستدعي بعض الشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم إلى وجود سكرتير بها، لكن من الجدير بالذكر أنَّ تواجد السكرتير في الشركات كبيرة الحجم أمر إلزامي.
يُعرف السكرتير بأنَّه الشخص الذي يُوفَّر كافة سبل المساعدة والدعم لجميع أقسام الشركة وعلى وجه الخصوص القسمين؛ الإداري، والتنفيذي. هذا فضلًا عن تولي مهام تنظيم وتنسيق الأعمال الإدارية.
يقع على عاتق السكرتير في الشركة أيضًا جدولة المواعيد والمقابلات والاجتماعات، واستقبال الضيوف والعملاء وخدمتهم. ولا يقتصر تنسيق مواعيد الاجتماعات على الاجتماعات الداخلية فقط، بل يشمل أيضًا الاجتماعات الخارجية.
كلما أتقن السكرتير وظيفته على أكمل وجه وكلما اتجه نحو القيام بالأعمال الإدارية والمكتبية بأفضل الأساليب والطرق المتطورة حيث يؤدي الأمر إلى إمكانية حصول السكرتير أو السكرتيرة على منصب وظيفي في الإدارة الوسطى أو العليا.
هناك المزبد أيضًا من الوظائف الإدارية التي تتشابه مع مهنة السكرتير مثل مدير الموارد البشرية، ورئيس القسم، ومنسِّقي الفعاليات! هذا فضلًا عن المديرين الإداريين ومدراء المشاريع.
نظر بدهید