صورة

الوصف الوظيفي لـ سكرتير – Secretary

الوصف الوظيفي لـ سكرتير – Secretary

من هو السكرتير؟

كل منا لديه طريقته الخاصة في العمل، فهناك من يفضِّل القيام بالأعمال الروتينية المكتبية التي تتمثَّل في المهام الإدارية. وهناك من يُحب الحرية والحركة فيعمل في وظيفة تتطلَّب الأعمال الميدانية في الخارج. عودةً إلى محبي الأعمال المكتبية، فكل مكتب صغير أو كبير الحجم بحاجة إلى من يُديره ويُنظِّم أموره الإدارية والمكتبية. لهذا، من الصعب أن نرى شركة مستغنية عن السكرتير أو السكرتيرة بها. فدعونا نتعرَّف على هذه الوظيفة اليوم!

عمرو سليم: “تكون تامنظمة الإدارية سليمة عندما يعلم كل سخص فيها ما له وما عليه، وما هو المطلوب منه، وما هو السلم الإداري”

ما هو الوصف الوظيفي للسكرتير؟

في البداية، يُطلق على السكرتير أو السكرتيرة باللغة الإنجليزية Secretary، وهو الشخص الذي تكمن مهامه الرئيسية في التحقق من أنَّ جميع أمور العمل تجري كما يجب، كما تقع تأدية المهام الإدارية والمكتبية التنظيمية على عاتقه بالإضافة إلى تنظيم جداول المكتب. ومن الجدير بالذكر انَّ طبيعة عمل السكرتير واسعة تؤهله إلى العمل في شتى المجالات التي تضُم الأعمال والريادة والقانون والطب والتعليم والمزيد من المجالات.

يختص السكرتير في تنظيم بيانات، ومعلومات، وأنظمة الشركة. قد لا تستدعي بعض الشركات الصغيرة ومتوسطة الحجم إلى وجود سكرتير بها، لكن من الجدير بالذكر أنَّ تواجد السكرتير في الشركات كبيرة الحجم أمر إلزامي.

يُعرف السكرتير بأنَّه الشخص الذي يُوفَّر كافة سبل المساعدة والدعم لجميع أقسام الشركة وعلى وجه الخصوص القسمين؛ الإداري، والتنفيذي. هذا فضلًا عن تولي مهام تنظيم وتنسيق الأعمال الإدارية.

سكرتير - Secretary

يقع على عاتق السكرتير في الشركة أيضًا جدولة المواعيد والمقابلات والاجتماعات، واستقبال الضيوف والعملاء وخدمتهم. ولا يقتصر تنسيق مواعيد الاجتماعات على الاجتماعات الداخلية فقط، بل يشمل أيضًا الاجتماعات الخارجية.

مهام ومسؤوليات السكرتير

  • تنظيم مواعيد الاجتماعات والزيارات الرسمية
  • تنظيم الملفات والمستندات والسجلات
  • استقبال مكالمات الهاتف ورسائل البريد الإلكتروني
  • الترحيب بالضيوف
  • تحضير قاعات الاجتماعات والمؤتمرات
  • حضور الاجتماعات وإعداد  تقارير تلخِّص نتائج مجريات وقرارات الاجتماع
  • تحضير المستندات والوثائق والتعديل عليها
  • إلقاء النظر على الرسائل والمستندات قبل إرسالها
  • القيام بحجوزات السفر
  • إعداد تقارير وفواتير نفقات السفر
  • ضمان تنفيذ القرارات الإدارية بالشكل الصحيح
  • طباعة النصوص المكتوبة بعد تحريرها
  • ابتكار أنظمة ترتيب الملفات سواءً كانت يدوية أم حاسوبية
  • تخفيف الأعباء عن المدراء
  • ترتيب وإعداد جداول أعمال المدراء
  • كتابة التقارير الإدارية بشكل دوري
  • تنظيم العمل وسياسات العمل داخل الشركة أو المكتب
  • تحديد مواعيد المقابلات
  • طباعة وكتابة التقارير
  • التواصل مع الأقسام المختلفة في الشركة

مهارات ومؤهلات السكرتير الناجح

الشهادة العلمية:

  • شهادة البكالوريوس في إحدى تخصصات الأعمال والتي تشمل:
    • ماجستير إدارة الأعمال – MBA
    • إدارة الأعمال – Business Administration
    • إدارة الموارد البشرية – Human Resources Management
    • نظم المعلومات الإدارية – Management Information System
    • إدارة الأعمال والتجارة الإلكترونية – E-Business and Commerce
  • تصفَّح دليل التخصصات الشامل واقرأ عن المزيد من التخصصات

الخبرة:

  • غالبًا ليس بالضرورة أن يحصل السكرتير أو السكرتيرة على سنوات خبرة طويلة حتى يتمكنوا من الالتحاق في الوظيفة والانخراط في سوق العمل، بل الأهم من ذلك هو إتقان المهارات الوظيفية والمكتبية على مستوى جيد.

المهارات الشخصية والوظيفية:

لو أراد السكرتير التمتَّع بكل المواصفات التي تجعله ناجحًا في وظيفته؛ عليه أن يلم بالمهارات الشخصية والوظيفية التالية:

  • مهارات الإدارة والتنظيم
  • القدرة على طباعة 40 كلمة في الدقيقة
  • مهارات جيدة في استخدام الحاسوب وتحديدًا برنامج word واكسل وبرامج قواعد البيانات
  • الإلمام الجيد بأساليب الإدارة والتنظيم والأعمال التنظيمية
  • مهارات العمل المكتبي
  • مهارات التنظيم
  • مهارات تعدد المهام
  • اللباقة في الأسلوب
  • التعامل مع أدوات وأجهزة المكتب التي تتضمَّن جهاز الفاكس والطابعة والبريد
  • مهارات جيدة في خدمة العملاء
  • مهارات جيدة في التعامل والتواصل مع الناس
  • مستوى جيد في اللغة الإنجليزية
  • الانتباه الدقيق إلى التفاصيل
  • مهارات صنع واتخاذ القرار
  • المحافظة على أسرار الشركة
  • كتابة التقارير

التدرج الوظيفي للسكرتير

كلما أتقن السكرتير وظيفته على أكمل وجه وكلما اتجه نحو القيام بالأعمال الإدارية والمكتبية بأفضل الأساليب والطرق المتطورة حيث يؤدي الأمر إلى إمكانية حصول السكرتير أو السكرتيرة على منصب وظيفي في الإدارة الوسطى أو العليا.

راتب السكرتير والحاجة إليه في سوق العمل

الراتب حسب المنطقة:

  • الشرق الأوسط: منخفض إلى متوسط
  • دول الخليج: متوسط إلى مرتفع
  • أوروبا: متوسط إلى مرتفع

حاجة سوق العمل حسب المنطقة:

  • الشرق الأوسط: متوسطة
  • دول الخليج: منخفضة إلى متوسطة
  • أوروبا: منخفضة

هناك المزبد أيضًا من الوظائف الإدارية التي تتشابه مع مهنة السكرتير مثل مدير الموارد البشرية، ورئيس القسم، ومنسِّقي الفعاليات! هذا فضلًا عن المديرين الإداريين ومدراء المشاريع.

شارك بتعليقك


تحميل

خدمة العملاء

عادة ما يتم الرد خلال يوم واحد

مرحباً بكم في وظائف.كوم. الرجاء الضغط على الزر أدناه للدردشة معي عبر Telegram.